စီမံခန့်ခွဲမှု၏ လုပ်ငန်းဆောင်တာများ (Functions of Management)

နိဒါန်း

စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတစ်ခု အောင်မြင်စွာ လည်ပတ်နိုင်ရန်အတွက် ကောင်းမွန်သော စီမံခန့်ခွဲမှုသည် မဖြစ်မနေလိုအပ်သည်။ ထုတ်လုပ်ရေး၊ ရောင်းအား၊ လူအင်အား၊ ဘဏ္ဍာရေး၊ စာရင်းကိုင်နှင့် customer service စသည့် ဌာနများကို တစ်စုတစ်စည်းတည်း ဦးတည်နိုင်ရန်အတွက် မန်နေဂျာများသည် စီမံခန့်ခွဲမှု၏ အခြေခံလုပ်ငန်းဆောင်တာများကို နားလည်ရမည်ဖြစ်သည်။ ဤလုပ်ငန်းဆောင်တာများကို နားလည်ထားခြင်းသည် လုပ်ငန်းစဉ်များကို အစီအစဉ်တကျ သတ်မှတ်ရန်၊ အဖွဲ့ကို ထိရောက်စွာ ဦးဆောင်ရန်၊ အရင်းအမြစ်များကို မှန်ကန်စွာ အသုံးချရန်နှင့် ရလဒ်များကို တိတိကျကျ စစ်ဆေးနိုင်ရန် အထောက်အကူဖြစ်စေသည်။

Business management အတွင်းတွင် စီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းဆောင်တာများသည် သီအိုရီသဘောတရားသာ မဟုတ်ဘဲ နေ့စဉ်လုပ်ငန်းခွင်တွင် တိုက်ရိုက်အသုံးဝင်သော လမ်းညွှန်ချက်များဖြစ်သည်။ MBA ကျောင်းသားများအတွက်လည်း ဤအကြောင်းအရာသည် စီမံခန့်ခွဲမှု သင်ခန်းစာများ၏ အခြေခံအုတ်မြစ်တစ်ခုဖြစ်ပြီး case study များ၊ project management များနှင့် organizational behavior တို့ကို နားလည်ရာတွင် အရေးပါသည်။

အခြေခံအယူအဆများ

စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုတာဘာလဲ

စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုသည်မှာ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခု၏ ရည်မှန်းချက်များကို အကောင်အထည်ဖော်ရန် လူ၊ ငွေ၊ ပစ္စည်း၊ အချိန်နှင့် နည်းပညာအရင်းအမြစ်များကို စနစ်တကျ စီမံအသုံးချခြင်း ဖြစ်သည်။

Management Functions ဆိုတာဘာလဲ

စီမံခန့်ခွဲမှု၏ လုပ်ငန်းဆောင်တာများသည် မန်နေဂျာတစ်ဦး လိုက်နာရမည့် အခြေခံလုပ်ဆောင်ချက်များကို ဆိုလိုသည်။ အများဆုံး လက်ခံထားသော အဓိကလုပ်ငန်းဆောင်တာ ၅ ခုမှာ –

• Planning (အစီအစဉ်ချမှတ်ခြင်း)
• Organizing (ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ခြင်း)
• Staffing (ဝန်ထမ်းရွေးချယ်ခန့်ထားခြင်း)
• Directing/Leading (ညွှန်ကြားခြင်းနှင့် ဦးဆောင်ခြင်း)
• Controlling (ထိန်းချုပ်ခြင်းနှင့် စစ်ဆေးအကဲဖြတ်ခြင်း)

အချို့စာအုပ်များတွင် Coordinating ကို သီးခြားဖော်ပြတတ်သော်လည်း အများအားဖြင့် အထက်ပါ ၅ ချက်ထဲတွင် ပေါင်းစည်းပြီး လေ့လာကြသည်။

စီမံခန့်ခွဲမှု၏ လုပ်ငန်းဆောင်တာများကို အသေးစိတ်ရှင်းလင်းခြင်း

1) Planning — အစီအစဉ်ချမှတ်ခြင်း

Planning သည် စီမံခန့်ခွဲမှု၏ ပထမဆုံးနှင့် အရေးအကြီးဆုံးအဆင့်ဖြစ်သည်။ အဖွဲ့အစည်းက ဘယ်ကို သွားမလဲ၊ ဘယ်အချိန်မှာ ဘာလုပ်မလဲ၊ ဘယ်လို အရင်းအမြစ်များ သုံးမလဲဆိုတာကို ကြိုတင်သတ်မှတ်ခြင်း ဖြစ်သည်။

အစီအစဉ်ချမှတ်ရာတွင် အောက်ပါမေးခွန်းများကို ဖြေရသည် –

• ရည်မှန်းချက်က ဘာလဲ
• ဘယ်အချိန်အတွင်း ပြီးစီးရမလဲ
• ဘယ်အရင်းအမြစ်များ လိုအပ်မလဲ
• ဘယ်သူတာဝန်ယူမလဲ
• အန္တရာယ်များကို ဘယ်လို ကာကွယ်မလဲ

ဥပမာ: လက်လီဆိုင်တစ်ဆိုင်က နောက် ၆ လအတွင်း အွန်လိုင်းရောင်းအား ၃၀% တိုးချင်တယ်ဆိုပါစို့။ ထိုပန်းတိုင်အတွက် website တည်ဆောက်ခြင်း၊ product catalog ပြင်ဆင်ခြင်း၊ delivery partner ရွေးချယ်ခြင်း၊ marketing plan ချမှတ်ခြင်း စသည်တို့ကို အစီအစဉ်တကျ ဖော်ဆောင်ရမည်။

2) Organizing — ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ခြင်း

အစီအစဉ်ကို အကောင်အထည်ဖော်နိုင်ဖို့ အရင်းအမြစ်များကို အုပ်စုဖွဲ့ပြီး တာဝန်ခွဲဝေခြင်းကို organizing ဟုခေါ်သည်။ ဌာနများ၊ အဆင့်ဆင့် အာဏာပိုင်မှုများ၊ အလုပ်တာဝန်များ၊ ဆက်သွယ်ရေးလမ်းကြောင်းများကို သတ်မှတ်ပေးရသည်။

Organizing ၏ အဓိက ရည်ရွယ်ချက်မှာ အလုပ်များကို ထပ်တူမဖြစ်စေဘဲ ထိရောက်စွာ ခွဲခြားနိုင်ရန်ဖြစ်သည်။

ဥပမာ: Manufacturing company တစ်ခုတွင် production, quality control, procurement, sales, HR, finance ဟူ၍ ဌာနခွဲထားသည်။ ဤဖွဲ့စည်းပုံကြောင့် ဘယ်ဌာနက ဘာလုပ်ရမည်ဆိုတာ ရှင်းလင်းသွားပြီး အလုပ်လမ်းကြောင်းများလည်း တိကျလာသည်။

3) Staffing — ဝန်ထမ်းရွေးချယ်ခန့်ထားခြင်း

Staffing ဆိုသည်မှာ လုပ်ငန်းအတွက် သင့်တော်သော လူများကို ရှာဖွေ၊ ရွေးချယ်၊ ခန့်ထား၊ လေ့ကျင့်ပြီး ထိန်းသိမ်းခြင်းဖြစ်သည်။ စီမံခန့်ခွဲမှုအရည်အသွေးကောင်းဖို့ လူမှန်နေရာမှန်ထားနိုင်ခြင်းသည် အလွန်အရေးကြီးသည်။

Staffing တွင် ပါဝင်သော လုပ်ဆောင်ချက်များ –

• Job analysis
• Recruitment
• Selection
• Training and development
• Performance evaluation
• Employee retention

ဥပမာ: Customer service team တွင် သုံးစွဲသူများနှင့် ဆက်သွယ်ရာ၌ စကားပြောဆိုမှုကောင်းမွန်ပြီး ပြဿနာဖြေရှင်းနိုင်စွမ်းရှိသူကို ရွေးချယ်ထားမှ တိုင်ကြားမှုများ လျော့နည်းနိုင်သည်။

4) Directing / Leading — ညွှန်ကြားခြင်းနှင့် ဦးဆောင်ခြင်း

Directing သည် ဝန်ထမ်းများကို လုပ်ဆောင်ရမည့် အလုပ်များဆီသို့ ဦးတည်ပေးခြင်းဖြစ်ပြီး leading သည် အဖွဲ့ကို စိတ်ဓာတ်မြှင့်တင်ကာ ရည်မှန်းချက်သို့ ဆွဲခေါ်သွားခြင်းဖြစ်သည်။ ဤလုပ်ငန်းဆောင်တာတွင် communication, motivation, supervision နှင့် leadership style များသည် အဓိကကျသည်။

မန်နေဂျာက ကောင်းစွာ ဦးဆောင်နိုင်လျှင် အဖွဲ့ဝင်များက ဘာကြောင့် ဒီအလုပ်လုပ်ရသလဲ၊ ဘယ်လိုအရည်အသွေးလိုသလဲဆိုတာကို ပိုမိုနားလည်ကြသည်။

ဥပမာ: Sales manager တစ်ဦးသည် month-end target မပြည့်မီသည့်အခါ team ကို အပြစ်တင်မည့်အစား data ကြည့်ပြီး ဘယ် product က အရောင်းကျသလဲ၊ ဘယ် branch မှာ bottleneck ဖြစ်သလဲဆိုတာကို ရှင်းလင်းပေးကာ action plan အသစ်ထုတ်နိုင်သည်။

5) Controlling — ထိန်းချုပ်ခြင်းနှင့် စစ်ဆေးအကဲဖြတ်ခြင်း

Controlling ဆိုသည်မှာ အမှန်တကယ်ရလာဒ်များကို သတ်မှတ်ထားသော စံနှုန်းများနှင့် နှိုင်းယှဉ်ပြီး ကွာဟချက်ရှိပါက ပြင်ဆင်ခြင်းဖြစ်သည်။ ဤလုပ်ငန်းဆောင်တာက စီမံခန့်ခွဲမှုစက်ဝိုင်းကို ပြန်လည်ပိတ်ပေးသော အဆင့်ဖြစ်သည်။

Controlling process တွင် အဆင့် ၄ ခု ပါဝင်သည် –

1. Performance standards သတ်မှတ်ခြင်း
2. Actual performance တိုင်းတာခြင်း
3. Comparison ပြုလုပ်ခြင်း
4. Corrective action ဆောင်ရွက်ခြင်း

ဥပမာ: ကုမ္ပဏီတစ်ခုက monthly revenue target ကို 100 million ကျပ်ထားပြီး အမှန်တကယ်ရောင်းအား 80 million ကျပ်သာရခဲ့ပါက လက်ကျန် 20 million ကျပ်၏ အကြောင်းရင်းကို စစ်ဆေးပြီး စျေးကွက်ရှာဖွေရေးနည်းလမ်း ပြောင်းရန်၊ pricing ပြင်ရန် သို့မဟုတ် sales training ထပ်မံပြုလုပ်ရန် လိုအပ်နိုင်သည်။

လုပ်ငန်းဆောင်တာများ၏ အပြန်အလှန်ဆက်နွယ်မှု

ဤလုပ်ငန်းဆောင်တာများသည် သီးခြားမဟုတ်ဘဲ တစ်ခုနှင့်တစ်ခု ချိတ်ဆက်နေသည်။ Planning မရှိလျှင် organizing သည် မတိကျနိုင်သလို staffing မကောင်းလျှင် directing လည်း ထိရောက်မည်မဟုတ်ပေ။ controlling မလုပ်ပါက လုပ်ဆောင်ပြီးသမျှ အလုပ်များ၏ အရည်အသွေးကို မသိနိုင်ပေ။

ထို့ကြောင့် management process ကို cycle အဖြစ် မြင်ရသည်။

• ရည်မှန်းချက်သတ်မှတ်
• အစီအစဉ်ဆွဲ
• ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်
• လူခန့်ထား
• ဦးဆောင်အကောင်အထည်ဖော်
• ရလဒ်စစ်ဆေး
• လိုအပ်သလို ပြန်ပြင်

စီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းဆောင်တာများ၏ အကျိုးကျေးဇူးများ

စိန်ခေါ်မှုများနှင့် ကန့်သတ်ချက်များ

စီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းဆောင်တာများကို သေချာမလုပ်နိုင်ပါက လုပ်ငန်းအတွင်း ပြဿနာများ ပေါ်ပေါက်နိုင်သည်။ အထူးသဖြင့် manager များက အောက်ပါအမှားများကို မကြာခဏ ပြုလုပ်တတ်သည် –

• ပန်းတိုင်မရှင်းဘဲ အစီအစဉ်ဆွဲခြင်း
• တာဝန်ခွဲဝေမှုမမှန်ခြင်း
• အလုပ်သင့်မယ့်သူမဟုတ်ဘဲ ခန့်ထားခြင်း
• ဆက်သွယ်ရေးမကောင်းခြင်း
• ရလဒ်မတိုင်းတာဘဲ အလုပ်ပြီးသွားသည်ဟု ယူဆခြင်း

အချို့သောကန့်သတ်ချက်များမှာ စျေးကွက်မတည်ငြိမ်မှု၊ ဝန်ထမ်းများ၏ အရည်အချင်းကွာဟမှု၊ ဘတ်ဂျက်ကန့်သတ်ချက်နှင့် နည်းပညာပြောင်းလဲမှု မြန်ဆန်ခြင်းတို့ဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် manager များအနေဖြင့် rigid ဖြစ်နေမည့်အစား adaptive ဖြစ်ရမည်။

လက်တွေ့ဥပမာ

တစ်နိုင်ငံလုံးတွင် ဆိုင်ခွဲများရှိသော retail company တစ်ခုကို စဉ်းစားကြည့်ပါ။ လကုန်အခါ sales ကျဆင်းနေကြောင်း တွေ့ရှိသည်။

1. Planning: နောက် ၃ လအတွင်း sales 15% တိုးရန် target ချမှတ်သည်။
2. Organizing: branch အလိုက် responsibility ခွဲဝေပြီး marketing team, store manager, inventory team တို့ကို ချိတ်ဆက်သည်။
3. Staffing: sales skill ကောင်းသူများကို ခန့်ထားပြီး cashier များကို product knowledge သင်တန်းပေးသည်။
4. Directing: weekly meeting ပြုလုပ်ကာ branch တစ်ခုချင်း၏ ပြဿနာနှင့် အောင်မြင်မှုကို ဆွေးနွေးသည်။
5. Controlling: daily sales dashboard ကြည့်ပြီး target မပြည့်မီသော ဆိုင်ခွဲများကို corrective action ချသည်။

ဤနည်းလမ်းကြောင့် company သည် အရောင်းဒေတာကို တစ်ခုတည်းသော လုပ်ငန်းစဉ်အဖြစ် မကြည့်တော့ဘဲ management functions အားလုံးကို အသုံးပြုကာ performance ပြန်တက်လာစေသည်။

အကောင်းဆုံး လက်တွေ့ကျင့်သုံးနည်းများ

• SMART goals သတ်မှတ်ပါ။
• တာဝန်နှင့် အာဏာကို မျှတစွာ ခွဲဝေပါ။
• ဝန်ထမ်းများ၏ အရည်အချင်းနှင့် အလုပ်ကို ကိုက်ညီအောင် ခန့်ထားပါ။
• အဖွဲ့တွင်း ဆက်သွယ်ရေးကို ပွင့်လင်းစေပါ။
• KPIs, reports, dashboards တို့ဖြင့် စဉ်ဆက်မပြတ် စောင့်ကြည့်ပါ။
• ပြဿနာကို အပြစ်ရှာမည့်အစား root cause ကို ရှာပါ။
• လိုအပ်သလို အစီအစဉ်ကို ပြန်လည်ပြင်ဆင်နိုင်သည့် flexibility ထားပါ။

အဓိက သဘောတရားများကို ချုပ်ဆိုချက်

• Planning သည် လုပ်ငန်းအတွက် လမ်းကြောင်းသတ်မှတ်ပေးသည်။
• Organizing သည် အရင်းအမြစ်များကို စနစ်တကျ စုစည်းပေးသည်။
• Staffing သည် မှန်ကန်သော လူကို မှန်ကန်သောနေရာတွင် ထားပေးသည်။
• Directing သည် အဖွဲ့ကို ရည်မှန်းချက်ဆီသို့ ဦးဆောင်ပေးသည်။
• Controlling သည် ရလဒ်များကို စစ်ဆေးပြီး တိုးတက်မှုကို ထိန်းထားသည်။

မကြာခဏမေးလေ့ရှိသော မေးခွန်းများ (FAQ)

1) စီမံခန့်ခွဲမှု၏ လုပ်ငန်းဆောင်တာများ ဘာကြောင့် အရေးကြီးသလဲ

လုပ်ငန်းရည်မှန်းချက်ကို စနစ်တကျ အကောင်အထည်ဖော်နိုင်ရန်၊ အရင်းအမြစ်များကို မဖြုန်းတီးဘဲ အသုံးချနိုင်ရန်နှင့် performance ကို ထိန်းသိမ်းနိုင်ရန် အရေးကြီးသည်။

2) Planning နှင့် Organizing ဘာကွာသလဲ

Planning သည် ဘာလုပ်မည်ကို သတ်မှတ်ခြင်းဖြစ်ပြီး Organizing သည် ထိုအစီအစဉ်ကို လက်တွေ့လုပ်နိုင်ရန် လူနှင့်အရင်းအမြစ်များကို ဖွဲ့စည်းခြင်းဖြစ်သည်။

3) Staffing ကို HR function နဲ့ တူတူပဲလား

ဆင်တူသော်လည်း staffing သည် management function တစ်ခုအဖြစ် အလုပ်အတွက် လူရွေးချယ်ခြင်းနှင့် ခန့်အပ်ခြင်းကို အဓိကထားသည်။ HR function သည် ပိုမိုကျယ်ပြန့်ပြီး employee relations, compensation, compliance စသည်တို့ပါဝင်နိုင်သည်။

4) Controlling မရှိရင် ဘာဖြစ်မလဲ

ရည်မှန်းချက်မှ လွဲချော်မှုကို အချိန်မီ မသိနိုင်သဖြင့် အမှားများ ဆက်လက်ဖြစ်ပွားနိုင်ပြီး လုပ်ငန်းကုန်ကျစရိတ်တက်နိုင်သည်။

5) Manager အသစ်တစ်ဦးအတွက် ဘယ် function ကိုအရင်လေ့လာသင့်လဲ

Planning ကို အရင်နားလည်ပြီးနောက် Organizing, Staffing, Directing, Controlling တို့ကို လေ့လာသင့်သည်။ Planning မရှင်းလင်းလျှင် ကျန် functions များလည်း ထိရောက်ရန် ခက်ခဲသည်။

နိဂုံး

စီမံခန့်ခွဲမှု၏ လုပ်ငန်းဆောင်တာများသည် business management ၏ အခြေခံကျသော framework ဖြစ်သည်။ Planning, organizing, staffing, directing, controlling တို့ကို ကောင်းစွာအသုံးချနိုင်သော မန်နေဂျာတစ်ဦးသည် အဖွဲ့အစည်း၏ ရည်မှန်းချက်များကို ပိုမိုထိရောက်စွာ အောင်မြင်စေနိုင်သည်။ MBA ကျောင်းသားများအတွက်လည်း ဤအကြောင်းအရာသည် သီအိုရီနှင့် လက်တွေ့ကို ချိတ်ဆက်ပေးသော အရေးကြီးဆုံး အခြေခံဗဟုသုတတစ်ခုဖြစ်သည်။ လုပ်ငန်းတစ်ခုကို အောင်မြင်စွာ ဦးဆောင်လိုပါက စီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းဆောင်တာများကို နားလည်ခြင်းက ပထမဆုံးခြေလှမ်းဖြစ်သည်။